¿Se necesitan las oficinas? La experiencia de Libreta de Apuntes

Por: Ricardo Galán.–

Está pregunta me ronda la cabeza hace meses. Tal vez un año, cuando la Libreta de Apuntes dejó ser sólo un simple portal informativo para convertirse en una empresa de contenidos. La necesidad de vincular más personas, hacer reuniones y coordinar el trabajo de corto, mediano y largo plazo me hicieron pensar en la necesidad de alquilar una oficina. Pero no estaba seguro. De hecho aún no lo estoy.

Busqué algo de literatura en Internet y leí bastante sobre las diferentes teorías. Casi todas elaboradas por empresas o expertos de otros países que poco se ajustan a las necesidades de un país como Colombia y una ciudad como Bogotá.

Así que decidí probar por mi cuenta, sin mucha teoría a la mano, la figura del teletrabajo y para ser sincero no me ha ido nada mal. De las 8 personas que tuvimos algo que ver con la Libreta de Apuntes en este primer año de funcionamiento, sólo una no dio pie con bola y otra está a punto de tirar la toalla. Las demás hemos estado trabajando sin grandes problemas atribuibles a esta forma de trabajo.

Para evaluar lo que ha pasado dirigí el análisis a los factores que considero indispensables para lograr buenos resultados. La comunicación, la disciplina y la disposición del equipo, al igual que el rendimiento y los resultados.

La Comunicación:

Para que el teletrabajo funcione se requiere el funcionamiento y uso eficiente de herramientas como el correo electrónico, el chat, los dispositivos, tanto móviles como de escritorio, la portabilidad y la conectividad.

Libreta de Apuntes usa como plataforma básica las Apps de Google que provee correo electrónico corporativo y chats gratuitos tan eficientes como el sistema implementado de Gmail. Además del servicio GoogleDocs que permite la elaboración de documentos entre varias personas sin importar su ubicación, su archivo y almacenamiento y distribución en formatos compatibles con Office que es la Suite de oficina más utilizada en el mundo.

Skype es otra herramienta fundamental para Libreta de Apuntes. A través de su servicio hacemos llamadas telefónicas desde computadores a teléfonos fijos, celulares y otros computadores. Convocamos audio y video conferencias, enviamos fotografías, videos y documentos de manera rápida y eficaz.

WordPress es el administrador de contenidos escogido por el área tecnológica para el montaje y diseño de nuestros portales que, valga la pena mencionar en este punto, pasaron de uno a tres en nuestro primer año. Y trabajamos en un cuarto que será nuestro buque insignia. Con WordPress podemos administrar contenido desde PC, Mac, iPhone y iPad.

Por supuesto, como los demás mortales, usamos el teléfono fijo y el celular. Blackberry, iPhone y iPad son nuestros dispositivos favoritos y en ellos usamos bastante el Chat de BB y WatsApp en los iPhone.

El Internet y su ancho de banda dependen de cada uno de los integrantes del equipo. ETB, Telmex, Telefónica, Comcel,  Tigo son los servicios más utilizados tanto en conexiones fijas como móviles. Unas son más eficientes que otras, pero a decir verdad, ninguna es perfecta.

El equipo:

Una de las grandes lecciones de este primer año de experimento es la necesidad de crear un ambiente de confianza entre los miembros del equipo. No es fácil, para quienes hemos desempeñado cargos de dirección en el método tradicional, entender que el personal a cargo es capaz de cumplir con eficiencia y eficacia sus labores sin estar bajo la férula vigilante del jefe. No es sencillo aprender que a veces es mejor escribir una historia a las 5 de la mañana o que la creatividad de un diseño puede aparecer un domingo por la tarde. De hecho, lo que hemos comprobado en este primer año es que, para lo que hacemos, el horario tradicional de 8 am a 5 pm es un desastre. A Paula, la encargada de la administración y el papeleo es a la única que le conviene y no por ella, sino porque así trabajan nuestros clientes.

Poder trabajar desde la casa, un café, un aeropuerto, un centro comercial o la oficina de una fuente es fascinante. No tener que levantarse todos los días a la misma hora, sufrir el trancón, saltar charcos y evadir aguaceros. No tener que preocuparse porque le roben el celular, por las colas en los restaurantes a la hora del almuerzo y por encontrar un taxista que vaya en nuestra misma dirección es absolutamente reconfortante.

Poder parar un rato, ver una película o un partido de fútbol sin estar bajo la mirada inquisidora del Jefe son pequeños placeres que nos alegran la vida y nos permiten recargar energía para trabajar con más entusiasmo. Son, como dice la publicidad de MasterCard cosas que no se pueden comprar.

Eso sin considerar otros beneficios como el ahorro que representa no quemar gasolina, pagar pasajes en Transmilenio, comer por fuera  o ceder a la tentación de las vitrinas y las promociones.

Para lo que hacemos en Libreta de Apuntes esa libertad de movimiento, del manejo del tiempo y el espacio ha sido vital.

El rendimiento

Gracias al empeño y el entusiasmo de su equipo y al uso de las tecnologías, en apenas un año, Libreta de Apuntes pasó de ser un blog a una empresa generadora de contenidos que hoy produce tres portales de noticias: http://libretadeapuntes.com; http://correoconfidencial.com y http://elblogdelcliente.com y trabaja en una nueva idea que dará mucho de qué hablar: http://bogotadc.co todos con sus respectivos perfiles en redes sociales, especialmente Twitter y con más de 200 mil seguidores habituales.

Así las cosas, llegó la hora de resolver la pregunta: ¿Se necesitan las oficinas? La verdad es que a veces uno las extraña. Especialmente cuando los clientes potenciales indagan por la dirección y creen que uno está loco o es un charlatán porque les responde que la están viendo. Al principio dudan de la seriedad y compromiso de la Libreta de Apuntes, sensación que desaparece con el paso de los días y la aparición de los resultados.

A pesar de lo avanzado hasta el momento y de los grandes resultados alcanzados por Libreta de Apuntes confieso que aún no tengo una respuesta definitiva a la pregunta. Ustedes que creen: ¿Se necesitan las oficinas?

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9 comments

Estoy totalmente de acuerdo en que las oficinas representan quiza como primera impresion la seriedad corporativa….pero en la practica a la oficina muy pocas veces van los clientes y en cambio a quienes ¨tienen¨ que si ir, cada dia se les vuelve una presion tipo olla express por una u otra circunstancia a veces sorprendente como por ejm una huelga en una estación de transmilenio que a más de uno le genera un infarto por la angustia de tener que llegar a la oficina….Quienes podemos tener el placer de solo salir de casa cuando es estrictamente necesario o por verdadero gusto,sabemos que el reloj ni la marcada de tarjeta estan dentro de nuestras absurdas prioridades y que en cambio cuando estamos inspirados nos metemos de lleno en lo que hay que hacer y muchas veces nos da la madrugada sin pensar en el tiempo con una rica coca cola o una taza de café para disfrutar sin prisa….

Hoy cuando las razones mencionadas son el común denominador de todos, considero que la oficina si bien es cierto genera confianza, y seriedad, también lo es el resultado que tiene Libreta de Apuntes, desde cualquier lugar donde estemos podamos escribir, opinar y participar de los temas actuales que a todos nos interesan.
No considero que sea necesario una oficina diferente a esta virtual que nos enriquece, nos informa y nos permite expresarnos libremente, en una democracia que a muchos resulte coja, pero que a mi criterio es un bien por el que debemos trabajar, depurar y preservar.

Hoy cuando las razones mencionadas son el común denominador de todos, considero que la oficina si bien es cierto genera confianza, y seriedad, también lo es el resultado que tiene Libreta de Apuntes, desde cualquier lugar donde estemos podamos escribir, opinar y participar de los temas actuales que a todos nos interesan.

Nada que hacer…..las oficinas de una u otra forma van desapareciendo o adquiriendo nuevos conceptos, oficina en movimineto, trabaje desde su casa, etc…..en nuestro particular caso, no contamos con oficina al publico, somos 100% on line, y nos identificamos y caracterizamos en el momento de verdad, en la entrega con gran servicio y productos de excelente calidad.
Exitos

Observación de Camila Nogales. Sobre teletrabajo.

Sin embargo, es relativo porque hay personas que no rinden laboralmente mientras no tengan a un jefe presionándolos todo el tiempo; pero hay otras que son disciplinados para trabajar de forma autónoma. En la actualidad el teletrabajo no es para todos y, aunque es una cultura que está cambiando, pero para quienes usan las nuevas tecnologías no es una novedad porque saben, más que nadie, que es posible ser productivo. En resumen: las principales virtudes que deben tener los que se dedican al teletrabajo son disciplina y responsabilidad. Una vez adquiridas, se darán cuenta que ‘unas por otras’.

Comentario de Liliana Gómez
Ricardo aunque encuentro muy lógico, coherente y bien escrito lo que acabas de decir yo pienso que una mezcla entre tele trabajo e ir a la oficina puede funcionar bien. Tal vez es por mi estilo de trabajar, o porque creo que el contacto físico no lo cambia nada me parece importante tener un espacio en que el equipo se reuna y tenga tiempo de hablar, de conocerse fuera de los medios virtuales. Pienso que la desvirtualización es importante, como también lo es tener un punto de encuntro,de referencia, un punto para huir de todos los otros lugares que mencionas, incluso de la casa. Además como tu bien lo dices para los clientes es importante ver una dirección física (creo que eso les da más seguridad) y tal vez tienen razón. Entonces yo pienso que es bueno tener un sitio que se convierta en el cuartel de creación en común y además poder contar con la flexibilidad para trabajar desde cualquier lugar y sin horarios fijos.

Pues leí, el primer comentario de Maria C y me identifico totalmente, en la practica son más un asunto de imagen a nivel corporativo, pero mientras no sea estrictamente necesario el concepto de home office funciona perfecto, igual todo depende de lo que hagas, pero para mi como publicista está perfecto, incurrir en gastos de oficina me haría la vida cuadritos y sería menos competitivo.

Totalmente de acuerdo, NO todo el mundo funciona con horario de oficina, puesto que por su profesión, deben disponer de las 24 horas para cumplir sus metas y lograr la satisfacción de sus necesidades, que en este caso es la finalización de sus investigaciones. Además, en el mundo de hoy existe el Social Media, que se ha convertido en el mejor aliado de las Reuniones, sin la necesidad de entablar locaciones físicas ni nada por el estilo….

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