Un abogado colombiano en la Nube

Bogotá D.C., agosto de 2013. Un abogado nunca para. Su ritmo de trabajo no se detiene. Los profesionales de servicios legales de hoy deben estar atentos no sólo a los requerimientos de sus clientes, sino a los cambios normativos constantes, la jurisprudencia y su correcta interpretación; litigan, visitan clientes, auditan prácticas empresariales, asisten a congresos, redactan conceptos, entre otras muchas actividades.

La práctica legal se enfrenta hoy en día a las múltiples plataformas de comunicación disponibles, el auge de las redes sociales y la oferta tecnológica igualmente inciden en el ejercicio de su profesión. El acceso a internet es imperativo. Un consultor legal necesita teletrabajar.

Ejemplo de esta tendencia es la firma Godoy Córdoba Abogados, bufete líder en Colombia en derecho laboral, seguridad social y migratorio tal como la acreditan publicaciones británicas prestigiosas en el mundo, dedicadas a la elaboración de rankings de firmas legales. Godoy Córdoba cuenta con un equipo de 25 abogados y 16 profesionales de áreas estratégicas y de soporte, con necesidades importantes en materia de comunicación, por ejemplo movilidad.

Godoy Córdoba nació hace más de 25 años como un negocio de familia y funcionó como una empresa pequeña hasta el año 2003. Desde sus inicios contó con un gran activo que es su buen nombre y un amplio portafolio de clientes; fue por eso que su gerente, Andrés Godoy, vio una oportunidad de crecimiento: “estructuré la compañía para que se proyectara y se desarrollara mucho más. Para 2004 habíamos conformado un buen equipo, empezamos a crecer y la tecnología se convirtió en una necesidad apremiante”, comenta el directivo.

Para el año 2006 la firma desarrolló un primer sistema de  archivo compartido que le permitía administrar los flujos de trabajo de la compañía, la carga laboral de sus abogados, la facturación, la base de datos de contactos y el historial de los servicios prestados a clientes. Aunque esta fue una solución efectiva en su momento, a los dos años se quedó corta y fue cuando decidieron buscar un software en el mercado que se ajustara a sus requerimientos diarios.

El paso a la Nube

“Queríamos seguir creciendo pero preservando los valores de la marca y sabíamos que la tecnología era el camino adecuado. Tenemos un equipo móvil realizando auditorías en el sector petrolero entre otros, y después de tanto investigar, el beneficio de la movilidad que ofrece la nube de Microsoft era la herramienta adecuada para nosotros”, añade el gerente.

La frase que más escuchaban entre sus abogados era “necesito trabajar en mi casa o en cualquier lugar como lo hago en la oficina”, comenta el líder en tecnología de la firma, Jaime Bula, y añade: “en la empresa no hay suficiente espacio para máquinas, además los dispositivos móviles que tienen los empleados son muchos y todos estos equipos requieren una administración, especialmente en el manejo de los correos electrónicos. Por eso la mejor opción para nosotros fue subir nuestras cuentas a la Nube, con una tarifa fija predecible y que se puede controlar, sabemos cuánto vamos a crecer y con eso nos proyectamos claramente”.

Al subirse a la Nube de Microsoft con Office 365 la mejora fue absoluta porque una de las tareas más dispendiosas a nivel IT consiste en administrar los correos electrónicos. Por eso es común que ocurran situaciones como que los mails no salen o llegan, spam a los destinatarios, la recepción de virus y los filtros que impiden el ingreso de los mensajes. Pero ahora con Office 365 todos esos inconvenientes son asunto del pasado.

Godoy Córdoba ha venido creciendo desde el año 2003 de manera sostenida, con una cifra promedio de crecimiento en ventas del 22% anual. Pasaron de ser una compañía con una nómina de 6 personas a una de más de 40, pero eso no es problema para este bufete de abogados. “Hoy en día crecemos tranquilamente y el servicio es homogéneo. Abrimos nuestra primera sucursal en Barranquilla y esto fue posible con la solución Office 365 porque estamos conectados en todo momento con nuestros corresponsales”, explica el gerente de la firma.

Actualmente el bufete atiende más de 500 clientes, por eso el volumen de transacciones, correos electrónicos y comunicaciones que maneja diariamente requerirían de un nivel de infraestructura, canales y soporte interno que sería muy complicado obtener sin las cuentas en la Nube.

“Una compañía de abogados requiere de una tecnología especial porque el flujo de información y de comunicaciones es alto. La Nube nos está brindando seguridad en el manejo de documentos y lo sentimos en el día a día”, dice el ingeniero de sistemas y añade: “un abogado consultor en Bogotá tiene que estar al lado del cliente, debe desplazarse dentro o fuera del país, pero también tiene que estar en contacto permanentemente con la firma, con el equipo de trabajo, en comités de alineación de estrategias, capacitaciones y reuniones. Ahora todo esto es posible con Office 365”.

Software desarrollado por abogados

Godoy Córdoba, además de subirse a la Nube con Office 365, decidió crear su propio software, por eso de la mano de Microsoft desarrolló una solución ideal que se ajustara a las necesidades de movilidad que tiene. “Los abogados y miembros del equipo permanentemente viajan a congresos, visitando clientes y sin tecnología sería imposible. Estas herramientas potencializan nuestro servicio”, expresa su gerente.

Así nació SIAC Legal, un sistema diseñado por Godoy Córdoba Abogados para empresas de servicios legales, el cual controla toda su operación, integra módulos de gestión documental, tiempos de respuesta, facturación, flujos para modelar trabajos, reportes, entre otros, así como un CRM sencillo con un módulo de inteligencia de negocios. Esta solución trabaja sobre Silverlight, Excel y PowerPivot y allí se integra toda la información que recoge SIAC Legal con otras fuentes de datos como el software contable y el de nómina. El programa está en la versión 1.8 y lleva dos años funcionando en la firma. Incluso hay interés de otras empresas de abogados y de áreas legales de varias compañías en adquirirlo.

“Office 365 ha demostrado ser muy estable, fácil de administrar, de desplegar, es amplio, permite enviar archivos grandes y lo más importante, para el grupo de abogados de la firma que siempre está en movimiento, les permite trabajar offline”, concluye Jaime Bula, líder del área de tecnología.

  Share: