60% de los proyectos de TI en empresas se ven afectados por mala comunicación.

  • Identifica Praxis que una de las mayores problemáticas de TI en las empresas corresponde a mala comunicación entre las áreas involucradas en los proyectos.
  • La comunicación contribuye a mejorar el ambiente y el clima laboral, de esta forma, los empleados se encuentran motivados e identificados con los objetivos a alcanzar, contribuyendo al aumento de la productividad y el incremento de la competitividad.

Bogotá, Colombia.– diciembre de 2014 – Para el logro de una comunicación efectiva en las empresas, y por ende de los proyectos de TI, es indispensable poseer un buen sistema comunicativo y seleccionar la persona que lo haga efectivo, para que trabaje profundamente en el tema al interior de la organización.

En la actualidad, muchas empresas no le otorgan mayor importancia al sistema de comunicación, ni a tener a una persona calificada, lo cual es importante para el buen funcionamiento de las organizaciones. Además, la mayoría de sus problemas internos, son debidos a la mala comunicación que se da entre las áreas o las personas que deben de colaborar en conjunto.

La carencia de estrategias comunicativas en el ámbito laboral y en los proyectos de TI, genera lentitud en los procesos y en las respuestas. Se originan múltiples problemas y aspectos negativos que afrontan los grupos de trabajo en las empresas, los cuales traen consigo desventajas que afectan el desarrollo empresarial.

Entre los problemas más representativos por falta de comunicación son, en primer lugar, el descontento del personal, ya que se empiezan a dar malos entendidos, información errada e incoherente de lo que en realidad se quiere dar a entender, provocando fuertes conflictos entre las personas y los proyectos. En segundo lugar, se da improductividad, puesto que el personal se desconcentra y se enfoca en temas totalmente diferentes y, en tercer lugar, se origina un clima organizacional negativo por los diversos factores contradictorios que se ven involucrados en el entorno de la empresa y que afectan a los proyectos de tecnología.

Es por esta razón que Praxis propone que los gerentes de las empresas, en conjunto con el jefe de Recursos Humanos, deben estar al tanto de los procesos comunicativos, deben generar diversas estrategias y mecanismos para propiciar entre los empleados una buena motivación que conduzca a un alto desempeño y producción de las actividades de la empresa y sus proyectos de TI, ya que es a través de la tecnología que se refuerzan los conceptos de productividad y cumplimiento de objetivos.

Beneficios de implementar prácticas de comunicación dentro de los proyectos de TI en las empresas:

  • Se cumple el propósito del proyecto, ya que cada integrante tiene bien definido el objetivo del mismo.
  • Se cumple con los tiempos definidos para cada actividad y cada integrante dentro del proyecto.
  • Se llevan a cabo reuniones de seguimiento en forma debida.
  • Se atienden las problemáticas, que se comunican durante reuniones de seguimiento.
  • Los líderes del proyecto ven la comunicación como medio para motivar al personal, por ejemplo.
  • La comunicación interna es propiedad y responsabilidad de toda la empresa y no únicamente de los líderes de áreas o proyectos.
  • Se obtiene credibilidad y compromiso por cada integrante del proyecto, así como por cada área.
  • Se genera liderazgo en lo que se plantea.
  • Coordinación y cooperación en grupo.
  • Adaptación al entorno cambiante que se presente en una organización.
  • Se mejora continuamente la calidad en la toma de decisiones.
  • Se generan oportunidades en los negocios.
  • Y alto rendimiento de los involucrados.

 

Praxis utilizó procesos de comunicación implementados en conjunto con metodologías como SCRUM, proceso en el que se aplican de manera regular un conjunto de buenas prácticas para trabajar colaborativamente, en equipo, y obtener el mejor resultado posible, permitiendo la participación de los consultores y manteniendo políticas democráticas para la intervención de los mismos. Los medios más utilizados para la transmisión de la información fueron los siguientes:

  • Reuniones diarias y juntas donde se discutió algún tema en particular.
  • Videoconferencias para comunicar un área con otra (que quizá se encontraba en otra ciudad).
  • Seguimiento a la comunicación, para verificar si la otra persona entendió el mensaje a transmitir.
  • Se controló la cantidad y la calidad de la información.
  • Se usó retroalimentación, es decir, el receptor exponía el mensaje que acababa de recibir, para verificar si su información fue entendida o sus instrucciones lograron lo buscado.
  • Se presentaron las órdenes formales en lenguaje accesible, se cuidó el contenido y la forma de expresarlo.

 

Praxis ha implementado procesos de comunicación efectivos en sus proyectos de TI, obteniendo como resultado el buen trabajo, coordinación, cooperación en grupo y adaptación al entorno cambiante que se presenta en la empresa, logrando que los consultores se encuentren continuamente informados sobre las acciones a seguir, estimulando la creatividad de los mismos, incrementando el compromiso con la empresa y la mejora continua de calidad en la toma de decisiones.

 

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