Fortox S.A. se sube a la nube con Eforcers S.A.

imagesBogotá, enero de 2015. Fortox es la empresa de seguridad que se ha destacado por ser una de las más productivas del Valle del Cauca, con el fin de cumplir con sus estándares de innovación y tecnología decidió iniciar un proceso de subir a la nube su plataforma de comunicación y colaboración en Junio del 2014 de la mano de Eforcers S.A., especialistas en acompañar la transformación de las empresas, aumentando la productividad de sus colaboradores a través de la adopción de tecnologías innovadoras.

Fortox S.A. tiene una experiencia empresarial en el manejo de la seguridad de clientes con altos estándares de exigencia, resultado de más de 39 años de funcionamiento. Con una perspectiva innovadora que ha llevado a la organización a ser líder en calidad de servicio y a obtener el tercer lugar de participación en el mercado nacional, decide subirse a la nube, como un proyecto del área de Sistemas de la compañía que permitirá tener unificadas todas sus sedes en el país, en las cuentan con más de 8.500 empleados directos, de los cuales cerca de 800, requerían tener unificadas sus comunicaciones en una plataforma compartida en la nube.

El proceso inicia en la búsqueda de una plataforma en la nube que tomará el menor tiempo posible de implementación y la mayor confiabilidad. Se definió la migración de toda la información posible a la plataforma con un plan agresivo en tiempos de ejecución, asignado 12 semanas para migrar  todos los datos de las cuentas de correo de la compañía en 3 fases.

El inicio de las fases tienen como punto de partida junio del 2014 donde se recolectó toda la información y se migró en tiempo y forma los correos y calendarios de los usuarios. De igual manera involucró un plan de gestión del cambio para el grupo de pioneros y el grupo de colaboradores VIP de la compañía,  quienes por su liderazgo tienen una influencia positiva dentro del equipo de trabajo.

Al inicio del proyecto se evidenció la necesidad de realizar ajuste en la infraestructura de la empresa para que todo el equipo de colaboradores desarrollara sus labores sacando el mayor provecho de la nueva plataforma de comunicación y colaboración de Google Apps for Work y que empezaran a disfrutar de las diferentes aplicaciones como correo de gmail, calendario, drive y hangouts.

Eforcers realizó un acompañamiento para toda la etapa de entrenamiento empresarial, desarrollando estrategias de gestión del cambio brindando material POP y mensajes claves a los colaboradores para incentivar y comunicar a todos los usuarios a utilizar todas las herramientas de la plataforma de comunicación y colaboración de Google Apps For Work. Se sabe que el corazón de toda organización es su equipo de trabajo, que son personas con aspiraciones, motivaciones y preocupaciones, de modo que cualquier intento de cambio genera ansiedad, intranquilidad y temores. En el caso de FORTOX S.A., este proceso que se llevó al interior de la compañía con liderazgo del equipo de comunicaciones y fue muy exitoso, asegurando que los usuarios comprendieran la importancia del cambio.

Por el manejo integral de la comunicación dentro Fortox S.A. con las diferentes sedes, es de gran importancia la herramienta de  chat y los hangouts, que permiten que todas las áreas de la compañía estén comunicadas en tiempo real. Compartir y consultar documentos en línea desde cualquier dispositivo ha llevado a que la compañía pueda ser más eficiente, brindando movilidad a los equipos que están en campo ejecutando sus labores.

“Lograr que la plataforma de Google Apps For Work pueda funcionar en dispositivos como: mac iphone y ipad permitió que los líderes de área pudieran tener la información consigo y acceder a ella desde el dispositivo de su preferencia, teniendo una comunicación permanente con los equipos de trabajo y mejorando sustancialmente la comunicación, como afirma el Ricardo Díaz Soler Director Nacional de Proyectos de Fortox S.A.

Para el 2015 Fortox S.A. tiene en sus planes desarrollar otros proyectos para optimizar la comunicación al interior de la organización, entre los que está considerando implementar la  herramienta de Google – Sites.

www.eforcers.com

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