La infraestructura tecnológica detrás de un conglomerado multinacional vallecaucano

Hace más de cien años, en 1904, apareció en Cali el periódico El Día, un semanario de cuatro páginas impreso en una pequeña prensa Washington, fabricada por R. Hoe & Co. en Nueva York. Esta modesta imprenta de tipos móviles, que había sido traída al Valle del Cauca en 1869 y ahora pertenecía a don Manuel Carvajal Valencia, fue instalada en la Imprenta Comercial, establecimiento que fundó con sus dos hijos mayores, Alberto y Hernando Carvajal Borrero.

El fundador, Manuel Carvajal Valencia, era un político y educador caucano nacido en Popayán en 1851, general de la Guerra de los Mil Días. Como buen político de su tiempo, era también un periodista. Siendo todavía un estudiante, redactó en Popayán El Pensil y los Anales de la Escuela Literaria. En Cali publicó con Gonzalo Córdoba La Opinión (1891) y también participó en La Patria (1897) Y El Correo del Cauca (1903), que fundó con Belisario Palacios y Juan Antonio, y que se imprimió precisamente en la famosa prensa Washington, adquirida de segunda mano para el efecto. Don Manuel la compró después a sus socios y la puso a funcionar comercialmente, con la administración de Alberto y Hernando Carvajal, entonces de 23 y 20 años, respectivamente.

Con el paso del tiempo, lo que empezó como una imprenta fue diversificando su actividad de negocio hasta llegar a tener participación en diversos mercados tales como: tecnología y servicios, papel, soluciones educativas, soluciones de comunicación impresa, muebles, medios B2B, empaques y educación. Fue así como Imprenta Comercial pasó a ser Carvajal y Cía; y posteriormente, Carvajal S.A.

En la medida en que una empresa crece y su presencia se extiende a otros países, uno de los retos más grandes es crear una infraestructura tecnológica que le permita mantener su información correctamente sistematizada y segura, así como a su personal en constante comunicación con sus públicos. El caso de Carvajal S.A. no fue la excepción, especialmente debido a la diversidad de su portafolio de servicios y a su amplia participación en diferentes mercados.

Tras experimentar con plataformas Exchange, Carvajal inició negociaciones con Google para implementar un sistema de información y comunicación en la nube que facilitara sus procesos internos. “Con Google implementamos soluciones como Drive, Hangouts y Sites, el proceso de cambio nos tomó un año y cuatro meses, con este proyecto generamos experiencia en la organización para futuras decisiones colaborativas en la nube”, afirma Jaime Parra, director corporativo de T.I. de Carvajal S.A.

En tanto el proceso de cambio avanzaba y la compañía continuaba creciendo, nuevas necesidades surgían: “tener una plataforma unificada, una administración de licenciamiento más efectiva de productos Microsoft, la reducción de costos de infraestructura, mayor capacidad en la videoconferencia,  gestión documental y flujos de trabajo, convergencia de herramientas y mayor practicidad de implementación por parte de los colaboradores”, son factores que, según Parra, fueron determinantes para decidirse por Office 365 como una solución corporativa, “Con Office 365, hemos realizado reuniones virtuales hasta con 120 personas y nos ha funcionado perfecto. En general, nos sentimos muy seguros con esta herramienta”, asegura.

Para implementar Office 365, Carvajal S.A. emprendió un proceso de cambio y migración de cinco meses en el que participaron todos sus colaboradores, el equipo de soporte de Microsoft y su socio de negocio Vision Software como apoyo. Un trabajo en equipo y una excelente coordinación técnica fueron necesarias para estandarizar los computadores de cerca de 7 mil usuarios de Office 365 en la compañía. Después de este proceso, y al tener todo en la nube, el trabajo del equipo de soporte técnico ha sido más fácil y la administración de la herramienta ha sido más eficiente.