Menos papel, más eficiencia y productividad

Por: Bernardo Morales Vélez (*)

¿Sabía usted que muchas empresas de investigación, conscientes del problema del uso del papel, se han dedicado a estudiar su impacto en el mundo empresarial? Firmas como Coopers & Lybrand, Nolan Norton Institute, Ernst & Young, Sandy Schiele y Betsy Delfosse, Lee Mantelman y Nucleus Research, entre muchas otras, ya han publicado sus resultados y son asombrosos. Por ejemplo, el 90% de las tareas de una empresa giran alrededor de la búsqueda y distribución de documentos en papel, el 30% del tiempo de los empleados se invierte en buscar información para su trabajo, el 50% de los documentos archivados son copias o fotocopias de los documentos originales, el 7.5% de los documentos archivados en papel se pierden y el 85% de los documentos generados nunca vuelven a utilizarse.

Tales resultados evidencian la compleja situación que toda empresa enfrenta con relación a la gestión de documentación bajo esquemas tradicionales, pese al uso extendido de técnicas como la microfilmación que, por muchos años, fue el medio utilizado para preservar los documentos como originales, así como para su acceso y difusión.

Sin embargo, las nuevas tecnologías nos han brindado innovadores procedimientos con rentables resultados, como la digitalización de documentos; la cual consiste en, básicamente, convertir un documento impreso en un documento digital por medio de un escáner.

Pero, ¿cuáles son sus beneficios? Pues empezaré por decirles que al tener un documento en formato digital el acceso a la información es más ágil y sencillo, pues este puede ser consultado y tramitado a la vez por varias personas. Sumado a esto, se preserva por más tiempo, genera grandes beneficios ambientales y un alto retorno de inversión a las compañías.

Las empresas de investigación respaldan estadísticamente lo que les menciono. Implantar la digitalización junto a un sistema de gestión documental reduce un 75% el tiempo dedicado a la búsqueda y archivo de documentos, disminuye un 50% los costos de copiado e incrementa en más del 40% la capacidad de respuesta a los clientes; elevando de forma efectiva la eficiencia y la productividad de las empresas.

No en vano en países como Colombia, el Estado ha realizado grandes avances legislativos relacionados con este tema, con la intención de que las empresas públicas lleven sus archivos históricos y del día a día a a formato digital. Por su parte, las compañías privadas, si bien han evolucionado en este aspecto más lentamente, se lo toman muy en serio; conscientes de los grandes retornos económicos y las eficiencias a nivel administrativo que obtendrán.

Ahora bien, ¿cómo sumarse a esta innovadora y rentable propuesta? Apoyándose de expertos. En Microcolsa Grupo Digitex, tenemos más de 30 años de trayectoria en digitalización, lo que nos permite ofrecerle hoy a nuestros clientes la tecnología y la experiencia necesarias para sistematizar toda la línea documental, desde la digitalización, digitación, indexación y sistematización de procesos documentales hasta la desmaterialización de documentos y la preservación digital de los mismos.

Soy un fiel creyente de que los avances tecnológicos para la digitalización de documentos nos llevarán, en un futuro próximo, a las oficinas sin papel; facilitando la generación, la consulta y la preservacion de documentos 100% digitales en todo su ciclo de documental. En Microcolsa Grupo Digitex queremos ser parte de esto, ¿y usted?

(*) Director Comercial de MICROCOLSA GRUPO DIGITEX