Transformando el proceso de compras

Por: Iván Maldonado.— (*)

Para los procesos de compras de hoy, una visión centrada exclusivamente en garantizar calidad, oportunidad y un costo “adecuado” en la adquisición de bienes y servicios no es suficiente. Los hechos muestran que invertir en el proceso de compras para aumentar su nivel de madurez es realmente beneficioso para el desempeño de toda la organización.

Darle un enfoque estratégico al proceso de compras le permite a la empresa innovar más en el desarrollo de nuevos productos, llevarlos más rápido al mercado y por lo tanto aportarle al crecimiento de los ingresos. Los estudios de KPMG The Power of Procurement y Futurebuy muestran que las organizaciones que cuentan con procesos de compras maduros, tienen más capacidad para desarrollar nuevos productos y una efectividad en su aporte a las ventas 6 veces superior. Se trata de organizaciones que pueden reducir sus “lead times” hasta en un 50% e incrementar su capacidad para generar ahorros en las compras en un alto porcentaje.   

Sin embargo, el enfoque actual de los procesos de compras hace que la percepción de los gerentes generales sea otra. Según los estudios de KPMG más del 60% de los gerentes consideran que el proceso de compras no agrega valor real a la organización. Esto se debe a que las empresas se focalizan en la medición de indicadores operativos, y no incluyen o no hacen visibles los indicadores que reflejan el valor agregado total del proceso para de esta forma hacer visible toda la gestión y su alineación con las metas de ingreso y rentabilidad del negocio. 

Los estudios también indican que casi el 70% de las empresas no trabajan de forma conjunta con sus proveedores para mejorar el desempeño o disminuir los riesgos en el tema de sostenibilidad; el 27% de las empresas no evalúan formalmente el desempeño de todos los actores relevantes de su cadena de suministro; y el 58% no cuenta con un programa formal para determinar si sus proveedores cumplen con la regulación.

Entre las acciones que KPMG recomienda para maximizar los beneficios potenciales de la transformación del proceso de compras, se tienen:

  • Determinar el grado de madurez del proceso, particularmente de sus actividades estratégicas, como: estrategias de abastecimiento, gestión de demanda, gestión de categorías, análisis de mercado, gestión del portafolio de proveedores y su participación en las iniciativas de crecimiento, tanto de nuevos negocios como de desarrollo de productos.
  • Fortalecer las relaciones con la función financiera para trabajar de forma más colaborativa, realizar el análisis del gasto, definir líneas base y capturar y reportar los ahorros generados.   
  • Capturar y comunicar el alcance completo del valor que crean mediante el seguimiento a las innovaciones y a las mejoras de los productos de los proveedores.
  • Gestionar y hacer visible proactivamente los riesgos de compras y la cadena de suministro tan diligentemente como otros riesgos financieros y operativos.
  • Identificar y cerrar la brecha entre las competencias actuales del equipo con las habilidades necesarias para asumir un rol más estratégico.
  • Impulsar sus capacidades estratégicas mediante el aprovechamiento de las tecnologías que soportan sus procesos de compras y abastecimiento.

Construir e incorporar estas nuevas capacidades requiere que toda la empresa reconozca el valor que traerá este nuevo enfoque estratégico a la organización. Como en todo proceso de cambio, es un trabajo en equipo que requiere el compromiso de todos los involucrados.

(*) Gerente Senior KPMG de Colombia