El plan de la ANI para manejar cientos de proyectos, miles de datos y billones de pesos

La apuesta es grande. Según el Gobierno, el PMTI contiene una metodología basada en criterios y objetivos que brindan soluciones efectivas para poner al país a la vanguardia de Latinoamérica en los próximos años. Es decir que el plan marcará la hoja de ruta para impulsar el crecimiento sostenible a mediano y largo plazo, coordinado por el Ministerio de Transporte con el apoyo de la Agencia Nacional de Infraestructura (ANI) y la Financiera de Desarrollo Nacional (FDN).

Además de este gran desafío, la ANI tiene la tarea de ejecutar 30 proyectos de infraestructura de manera simultánea en menos de cuatro años, después de que el Gobierno duplicara la inversión en infraestructura de transporte y pasara de tener 26 proyectos de carreteras contratados en 20 años a más de 50. 

Con este nuevo contexto, y dentro del margen de la Ley que regula las Asociaciones Público-Privadas (APP) expedida en 2012, la ANI vio la necesidad de mejorar sus mecanismos y parámetros de seguimiento, disponer de la información necesaria para tomar decisiones a tiempo y crear herramientas que faciliten el trabajo colaborativo. Para Luis Fernando Andrade, presidente de la ANI, “realizar el seguimiento de estos proyectos significaba garantizar la correcta ejecución de 50 billones de pesos. Por eso era crítico tener una herramienta que permitiera cumplir con todos los requerimientos planteados”

En otras palabras, la prioridad para la ANI ahora es garantizar a las interventoras ubicadas a lo largo y ancho del país un sistema que les permita subir datos, asegurar su trazabilidad y realizar informes de manera confiable y unificada, pues lo usual era que los contratistas generaran reportes manualmente y, luego, otros los digitalizaran. Como dice Andrade, “nuestra credibilidad en los datos era nula. La posibilidad de que alguien se equivocara tantas veces en el tiempo era toda. Siempre algún dato iba mal”.

Eso ya es cosa del pasado. La meta ha sido lograr una metamorfosis de una entidad con una administración de los 90 a una institución actualizada tecnológicamente, digna de la inversión de los recursos públicos. Un proceso de transformación institucional que, si bien conservó la misma base de personal, tuvo un punto de giro cuando el presidente Juan Manuel Santos creó la ANI como una evolución del Instituto Nacional de Vías.

Así las cosas, durante seis meses estuvieron estructurando la herramienta que ahora consolida la información de 20 años de trabajo, parametriza variables de seguimiento, facilita la elaboración de informes y a la que se puede acceder de manera remota.

De esta forma, la ANI se convierte la primera entidad en Colombia que implementa Project Online como solución colaborativa para la gestión de proyectos, ahorrando costos de desarrollo, tiempo de ejecución y llevando a sus colaboradores en campo -la mayoría ingenieros- a una transición eficiente y amigable. Adicional a esto, surgió la necesidad de complementar estos esfuerzos con una herramienta ofimática que agilizara procesos, mejorara esa metodología de trabajo colaborativo ofrecida por Project Online y optimizara la administración de la información, un escenario en el que Office 365 fue una solución que les resultó familiar puesto que ya habían usado Outlook en el pasado.

Para lograrlo, se conformó un equipo entre la Agencia y los Partners de Microsoft (Bext Technology, Aicomplutense y Sistemas Expertos) quienes liderados por el equipo de Tecnología de la ANI, empezaron a levantar los requerimientos puntuales de la entidad y diseñaron tres proyectos piloto que resultaron en la convergencia de Project Online y Office 365 en un periodo de 6 meses; los cuales han mantenido un proceso continuo de evolución y transformación en el último año y medio, para estandarizar e incorporar la información de los diferentes modos de transporte y facilitar la interacción de las diferentes áreas de la organización.

En este proyecto, existen alrededor de 600 usuarios con Office 365 Enterprise E4 y más de 200 con licencia de Project Online, de los cuales 42 son interventores externos y 163 miembros de los equipos de supervisión y de seguimiento. Con esta nueva infraestructura tecnológica, se espera sacar adelante más de 50 proyectos de carreteras en 2016 y comenzar la carga de datos y el seguimiento de otras interventorías, incluyendo vías férreas, puertos y aeropuertos en Project Online.

Esta estandarización de procesos ayudó, además, a reforzar las relaciones entre los constructores, interventores y la Agencia. Teniendo todo claro y hablando las tres partes el mismo idioma, la recolección y consolidación de datos cada mes se volvió una tarea más interesante y menos tediosa que arrojaba cifras oficiales más certeras. “Ahora cambió nuestra credibilidad. La gente ya cree en nuestros datos. Esto es un aporte muy importante porque pudimos asegurar que nuestra información comenzará a ser confiable”, comenta el presidente de la ANI.

Lo que antes hacían los colaboradores en tres días ahora lo ejecutan en dos horas, las capacitaciones a distancia se llevan a cabo bajo la asistencia de expertos a través de Skype para Negocios y tanto los costos como los tiempos de implementación se ven considerablemente reducidos.

“Cuando yo hice la estructuración de sacar un proyecto de software desde cero y comenzar a integrar diferentes soluciones, el valor del que estábamos hablando era de $2.500 millones en 2012 y contemplaba sólo el desarrollo del producto. Cuando hicimos la compra de Project Online y lo volvimos un servicio, pagando unas licencias anuales, aseguramos el mantenimiento y el soporte sin inversiones extra en servidores y equipos, y todo por menos de $500 millones. Así los beneficios en costos son notables. No necesito realizar una tabla para ser consiente de estas evidencias”, dice el presidente de la ANI

Además asegura que con esta nueva infraestructura tecnológica montada en la ANI, el Gobierno puede garantizar contrataciones y ejecuciones más transparentes, minimizar riesgos, tomar decisiones oportunas, hacer seguimientos y controles y, a su vez, optimizar recursos públicos. Así, Andrade es contundente: “estas herramientas le hacen más fácil la vida a los funcionarios. Hay que empezar a demostrar que el Estado colombiano sirve, y demostrarlo desde la apropiación tecnológica”.