¿Por qué los profesionales de las empresas mineras están “apagando incendios”?

Por: Claudia Cañas, socia KPMG en Colombia

Captura de pantalla 2016-02-21 a las 8.55.50 a.m.En años recientes, gran parte de las organizaciones del sector minero han tomado medidas para optimizar la administración de sus recursos estratégicos. Las primeras decisiones que los altos ejecutivos han tomado para llegar a este objetivo se han centrado en determinar y limitar las funciones del equipo de trabajo, en parametrizar los procesos, la unificación de los proveedores y la optimización del proceso de compras.

A pesar de estos avances, aún existe una desproporcionada atención en comprar directamente. Los proveedores de este tipo de compañías, en su afán de poder resolver problemas de gestión en el corto plazo, buscan alternativas que les permita tener un aliado en las mesas directivas. Se trata de procesos que no son del todo transparentes ya que pueden levantar suspicacias al otorgar licitaciones a dedo, o adquisiciones sin órdenes oficiales de compra. Son prácticas que inciden en la perdida de dinero o en la generación de pagos duplicados por el mismo ítem.

Para que el protocolo de compras sea eficiente y alcance los ahorros planeados, las empresas deben realizar una planificación de la demanda operacional, implementar órdenes escritas y realizar un contrato apropiado con abastecedores, donde quede claro el precio que cobran por cada ítem. Los proveedores, por su parte, deberán estar en capacidad de generar facturas y soportes de compra y conocer las demandas contractuales específicas en términos de calidad y entrega.

Son solo algunas alternativas que son fundamentales para optimizar la gestión de compras. Gracias a estas, las organizaciones estarán en capacidad de realizar transacciones rápidas, implementar procesos más eficientes, reducir tiempos, tener claro el inventario y desarrollar estrategias para motivar el capital de trabajo.

Cualquier contrato con proveedores debe tener en cuenta el estilo de trabajo en la mina, con el ánimo de asegurar las cantidades y los precios correctos del producto durante todo el periodo. Así mismo las empresas vendedoras deberán contemplar estrategias para detectar situaciones en las que el comprador necesite aumentar o disminuir las cantidades de producto según la demanda del mercado.

La valorización que este beneficio conlleva, se obtiene en los primeros estados del ciclo adquisitivo: demanda de planeación, alcanzar economías a escala, categorizar manejos, aprestar contratos y monitorear riesgos con proveedores, utilizando indicadores de alerta y preparando acciones mitigadoras para eventos adversos. También hay un valor que debe ser obtenido en fases tardías, a través del inventario, por medio de las relaciones con los proveedores en curso y analizando la información de compra para llegar al entendimiento.

El abastecimiento estratégico para múltiples categorías, ejecutado en toda la organización, ayudará a alcanzar economías a escala genuinas, reduciendo el rango de ítems comprados y haciendo la mayoría de negocios globales con los proveedores. Es igual de importante enganchar clientes “internos” y ganar la adquisición del negocio en general, para obtener de este modo, una adherencia a los procesos de abastecimiento.

Por último, hay que tener en cuenta en el proceso que la información podría llegar a ser un gran obstáculo oculto. Los nombres de los productos pueden variar según la región y causar problemas en el proceso, ya sea que el proveedor preferido no los tenga registrados así y a la empresa le toque recurrir a otro en el que no confíe, o que por confusión en los nombres, se adquieran piezas erróneas que pongan en riesgo la seguridad de los trabajadores y de la misma empresa minera. Por esto, la empresa debe revisar la información que maneja al respecto y renombrar dichos productos con sus nombres genéricos.