Cuatro preguntas que las pequeñas empresas deberían hacerse al elegir impresoras

Por:  Alfredo Cors *  

Se conoce a menudo como la regla de las tres. Se trata de un principio que sugiere que las cosas que vienen de a tres son más atractivas, satisfactorias o efectivas.

Nos demos cuenta o no, cuando se ofrecen tres cosas, muchas personas han sido condicionadas a creer que la opción del medio a menudo es la mejor. Los proveedores de tecnología vienen insistiendo en esta regla desde hace tiempo y se ha vuelto casi una práctica estándar empaquetar productos y servicios en tres grupos simples: bueno, mejor y óptimo.  ¿Adivine cuál es el más popular? El del medio.

Captura de pantalla 2016-06-20 a las 11.23.46 a.m.Muchos de nosotros observamos la versión de gama baja, el paquete bueno, y decidimos que simplemente es demasiado básico. Y como siempre tratamos de controlar los gastos, la versión de gama alta, o la opción óptima, podría ser más de lo que necesitamos.  Pero ¿qué pasa con la del medio? A menudo se ve simplemente bien.

El problema con este enfoque en un ambiente de negocios es que asume que las necesidades individuales de todas las organizaciones pueden satisfacerse con un conjunto práctico de paquetes de productos o servicios estandarizados. Sin embargo, no hay dos empresas iguales. Cada empresa tiene necesidades específicas en lo referente a la tecnología. Por lo tanto, en lugar de elegir entre algo bueno, algo mejor o algo óptimo, sería preferible que las pequeñas empresas pensaran en términos de lo mejor de lo mejor.

Lo anterior es especialmente importante cuando se trata de la compra de impresoras. Las impresoras sirven como caballos de batalla centrales para muchas pequeñas empresas. Y las impresoras actuales están mejorando constantemente, con avances de ingeniería que anticipan las necesidades de los propietarios de pequeñas empresas y buscan proporcionar experiencias cada vez más increíbles.

Elegir la solución de impresión correcta puede proporcionar una ventaja competitiva a las pequeñas empresas al impulsar la productividad, la eficiencia y el profesionalismo de los documentos, mientras al mismo tiempo se ahorra tiempo y dinero. Entonces, ¿cómo determinar qué solución de impresora ofrecería lo mejor de lo mejor a un cliente específico? Comience respondiendo estas cuatro preguntas:

1. ¿La impresora debe ayudar a impulsar la productividad y la eficiencia de la empresa?

La respuesta directa es “sin ninguna duda”. De acuerdo con una encuesta mundial reciente entre pymes1, aumentar la productividad es una de las cinco principales prioridades de negocios citadas por los profesionales de TI. Algunos propietarios de pequeñas empresas incluso consideran de qué manera sus impresoras podría ayudarlos a alcanzar ese objetivo.

Para determinar si una impresora podría mejorar la productividad, observe el papel que ocupa en la organización. Las empresas muy pequeñas que imprimen entre 500 y 2000 páginas mensuales pueden arreglarse con una máquina más básica, siempre que sea confiable. Por otra parte, las empresas con un volumen de impresión mayor que 6000 páginas mensuales querrán una impresora multifuncional (MFP) más robusta. Revise y entienda las diferencias entre las características fundamentales del producto, como velocidad, calidad y confiabilidad, pero también observe con más detalle si la MFP puede realizar varias tareas simultáneamente (algunas solo pueden manejar un trabajo por vez).  También es importante observar cómo varían las capacidades de red y en línea entre las diversas impresoras. En el mundo digitalizado, este último punto será cada vez más importante para las empresas en crecimiento debido a que una impresora conectada permite acceder a una variedad de servicios y soluciones para ayudar a administrar y optimizar las capacidades de la impresora.

2.¿De qué manera una empresa puede determinar el costo total de propiedad (TCO) de las impresoras?

Tendemos a pensar en el costo de la impresora en términos de lo que pagamos por ella en el momento de la compra. Sabemos cuánto pagamos por dispositivo. Habitualmente sabemos cuánto pagamos por los repuestos de tinta y las reparaciones, pero pocos clientes saben realmente cuáles son los costos de cada impresora durante su vida útil.

No todas las impresoras son iguales y el TCO puede variar de manera significativa. Muchos proveedores de impresión proporcionan un análisis de costo por página y es posible encontrar diversas comparaciones de terceros en Internet. Además, hay una variedad de herramientas para ayudar a calcular el TCO de la impresora para una empresa específica. Imaging Channel, por ejemplo, recomienda el Informe gapTCO. Para comprender mejor cómo estimar el TCO, los expertos de la industria sugieren multiplicar los costos por página publicados por el número estimado de páginas que la empresa imprime mensualmente.  Entonces, simplemente se puede multiplicar ese valor para llegar al costo total anual estimado. Después, hay que multiplicar ese valor por el número de años que la empresa planea conservar la impresora y sumarle al resultado el costo de adquisición.

3.  ¿Hay que preocuparse por la seguridad?

Esta parece ser una pregunta con una respuesta obvia, pero la misma pregunta no es realmente tan simple. Si una impresora funciona detrás de un firewall (es probable que haya uno en el enrutador de Wi-Fi local), entonces debe ser tan segura como cualquier otro dispositivo en la red local. Sin embargo, si la impresora se conecta a Internet sin la protección adicional de un firewall, entonces podría ser necesario adoptar precauciones adicionales.

Afortunadamente, muchos proveedores están haciendo su parte para reforzar la seguridad a través de recursos de protección sofisticados integrados tanto en el hardware como en el software de la impresora, para ofrecer opciones de servicios de seguridad administrada adicionales.  Estas opciones pueden incluir software de detección de amenazas, tecnologías de cifrado de datos optimizadas para proteger el intercambio de documentos, capacidades de generar informes para cumplir con las necesidades normativas gubernamentales y consultas con expertos que pueden ayudar a las empresas a desarrollar un plan de administración de seguridad personalizado.

4.  ¿Los aspectos medioambientales de las impresoras son importantes?

Si es fácil y rentable elegir impresoras que ayudarán a reducir la huella de carbono y la cantidad de plástico que terminará en los rellenos sanitarios, ¿por qué no hacerlo?

Hoy en día, ser responsable con el medio ambiente es relativamente fácil. Por ejemplo, muchas impresoras HP LaserJet, usando cartuchos de tóner originales HP, cumplen con requisitos estrictos de seguridad del aire en diversos ambientes internos. HP también ofrece una Calculadora de huella de carbono HP gratuita para ayudar a comparar los costos estimados de la energía y el papel, junto con las emisiones de CO2e.

Muchos proveedores de impresoras líderes, entre los que se incluye HP, también ofrecen programas de reciclaje de cartuchos de impresión en los que los materiales se separan, se refinan y se mezclan con otros plásticos reciclados que se utilizan en nuevas impresoras y cartuchos.

Al elegir una impresora, dedique un poco de tiempo a discernir qué proveedores ofrecen las máquinas que más respetan el medio ambiente y priorice aquellos que ofrecen programas de sostenibilidad. Sus clientes y empleados se lo agradecerán.

Entonces, ¿cuáles son las conclusiones más críticas después de examinar sus necesidades de impresoras con más detenimiento?

La mayoría de las empresas tienen necesidades realmente específicas, pero no saben cómo identificar la solución de impresión necesaria para optimizar totalmente la productividad y el ahorro de costos. Puede ser que todavía no se hayan dado cuenta de que el mejor enfoque posible siquiera existe. Al buscar recursos óptimos con funciones y servicios óptimos, los dueños de pequeñas empresas pueden disfrutar impresoras que vayan mucho más allá de los servicios de impresión básicos y contribuir, en última instancia, con proporcionar el mejor resultado posible.

* Director de Categoría de Impresión para América Latina, HP Inc.