Beneficios de llevar las cuentas en la nube

La migración a la Nube apenas está empezando pero en los próximos años será una regla que millones de empresas deberán seguir. El uso de estos servicios tecnológicos traerá beneficios de eficiencia y productividad para las empresas, sin embargo, los primeros en hacer la migración tendrán una ventaja significativa sobre quienes tarden en hacerlo podrían poner en riesgo sus negocios.

El equipo de www.Alegra.com, el software de administración y facturación en la nube que está digitalizando a los pequeños negocios en Colombia, explica cuáles son los beneficios de llevar las cuentas en la nube para que te animes a subir a la ola tecnológica y te conviertas en una empresa innovadora:

  1. Sistematiza los procesos administrativos

Imaginar la administración de una pequeña empresa hace 10 años, cuando la seguridad social se pagaba en planillas que se tenían que llenar a mano y presentar en el banco, las facturas se hacían en talonarios manuales con copia carbón, los recibos de caja se hacían a mano y se guardaban en carpetas para el contador, los cheques se enviaban a consignar y la copia de la consignación se guardaba en carpetas, todo este movimiento de papeles requería un mensajero de planta que recorría la ciudad llevando carpetas de un lado a otro, y si estabas por fuera de la oficina no tenías acceso a la información, simplemente tenías que esperar hasta el día siguiente.

Con la tecnología en la nube, la seguridad social está guardada en Internet, se genera casi automáticamente y se paga en línea, las facturas se crean usando Internet y las envías por correo, tienes recordatorios para no tener que hacer llamadas de cobro, recibes pagos electrónicos y los recibos de caja se hacen en Internet, ya no le tienes que enviar toda la información física al contador porque él puede ingresar al sistema desde cualquier lugar y verla en tiempo real, además tú tienes acceso a ella desde tu celular en cualquier momento.    

Esta es la sistemación de los procesos administrativos que se ha logrado con la tecnología en la nube, la cual permite agilizar las actividades, vender más, y atender mejor a los clientes.

2. Mejora la seguridad y control de los negocios

Una de las mayores ventajas de manejar la información en la Nube, es la seguridad de la información de la empresa. Cuando se usa la Nube, aunque sea un servicio de bajo costo, se tiene uno de los sistemas más seguros del mundo, con cientos de ingenieros que cuidan la información las 24 horas del día, copias de seguridad en tiempo real y muchos otros parámetros de seguridad. Esto es posible porque muchas empresas usan el servicio simultáneamente, pagan en conjunto y reciben a su vez un servicio especializado que se esparce entre todos los usuarios.

3. Economiza el tiempo y recursos

Digitalizar las cuentas facilita realizar consultas, compartir de manera rápida, ahorrar en recursos (papel, tinta y artículos de papelería), reemplazar archivadores llenos de documentos por simples copias de seguridad en medios digitales, disminuir los costos por envío de documentos, aumentar la productividad porque los documentos pueden ser visualizados simultáneamente por distintos miembros del equipo, entre otros beneficios.

Pero tal vez lo más importante es lograr un cambio de mentalidad progresista e innovadora. Digitalizar y hacer uso de la tecnología no se limita a la administración, es un tema de cultura dentro de las empresas que se traduce en ser más eficiente para dedicar el tiempo a lo importante, lo cual generará beneficios en el largo plazo que puede representar una gran ventaja frente a la competencia.