Como formalizar el software para evitar multas

Bogotá, 6 de diciembre de 2017. El uso de software ilegal es un tema que genera preocupación debido a sus implicancias en la seguridad digital de las organizaciones. La investigación Aprovechando oportunidades a través del cumplimiento de licencias de BSA | The Software Alliance, determinó que el uso de programas sin licencia en las empresas es del 39% a nivel mundial.

En Colombia, la ley 603 del 2000 es la encargada de regular la declaración de informes de gestión las respectivas licencias de uso de programas de computador. La Dian realiza visitas en las que se pide a las corporaciones las facturas de compra y contabilización intangible en los dispositivos en donde está instalado el software. Las multas por hacer uso de software ilegal pueden alcanzar multas hasta de $644 millones de pesos.

Además de las sanciones monetarias, el uso de software sin licencia genera brechas de seguridad en las instituciones, lo que la hace vulnerable frente a secuestros o pérdidas de data interna. Al respecto, Cassandra de la Cruz, Directora de Compliance Programs, comentó que “El uso de software no licenciado es una de las principales causas de la activación del software malicioso que, al mismo tiempo, abre la puerta al cibercrimen”.

BSA | The Software Alliance brinda cuatro consejos a tomar en cuenta para formalizar el software dentro de las empresas, evitar multas y mejorar la seguridad de la data interna:

PASO 1: Ejecuta una evaluación interna.

Recopila datos consistentes y confiables que puedas utilizar para evaluar si tus programas poseen las licencias adecuadas. Determina qué software se está ejecutando en tu red y evalúa si dicho programa debería estar allí. Es importante tener claridad en la legitimidad de los softwares que ejecutas y si estos poseen las licencias adecuadas.

PASO 2: Alinea tus programas con las necesidades de tu empresa.

Adapta tus necesidades empresariales actuales y futuras con el modelo correcto de concesión de licencias. Contempla nuevas formas de obtener licencias que sean más rentables, como las suscripciones a nubes. Identifica posibles ahorros de costos (por ejemplo, la reutilización de licencias si lo permite el proveedor).

Finalmente, haz un mejor uso de las cláusulas de mantenimiento de los acuerdos de licencias, para garantizar que estas obteniendo un valor adecuado por lo que inviertes.

PASO 3: Establece políticas y procedimientos de control interno.

Se recomienda adquirir software de manera controlada, usando registros con el fin de respaldar la elección de las plataformas en las que se ejecutará el software y el proceso de adquisición. Además, deberá eliminar los programas de los equipos retirados e implementar adecuadamente cualquier licencia dentro de la empresa. Deberá estar atento a la instalación de parches de software y a las actualizaciones que surgirán con el tiempo. 

PASO 4: Integra programas de SAM dentro de tu negocio.

Los programas SAM están diseñados para ayudar a las empresas a asegurar un manejo adecuado de su software, garantizando un cumplimiento continuo, minimizando la exposición a riesgos y maximizando los beneficios obtenidos por este activo.

Busque integrar a la SAM en todas las actividades relevantes del ciclo de vida dentro de la empresa, no solo los ciclos de vida de TI. Mejore los procesos de manejo de datos desarrollados en el paso 1.

Por último, asegúrese de que sus trabajadores entiendan el uso adecuado del software, y el impacto legal, financiero y en la reputación que sus acciones relacionadas con el software pueden tener dentro de la organización

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