Juan Camilo Ruíz, Internexa

Todas las empresas deben acudir a medidas urgentes de trabajo remoto, estos son algunos consejos para no reducir la productividad de los colaboradores y la compañía. 

Bogotá, 5 de abril 2020. En menos de cuatro meses el Covid-19 obligó a los gobiernos de todo el mundo a tomar medidas extremas para proteger la salud de los ciudadanos. El cierre de aeropuertos, terminales y muelles, la cancelación de eventos multitudinarios, entre otras precauciones que pueden afectar de manera importante la economía. La medida que más ayuda a mitigar el número de contagios es el confinamiento. 

Muchos países están en cuarentena, y esto nos lleva a repensar la forma de trabajar. Hoy más que nunca las empresas están conscientes de su rol en este momento como soporte del sistema social y económico y enfrentan un nuevo escenario laboral. Para lograr un paso exitoso por la crisis actual sin exponer a sus colaboradores, las compañías deben acudir al trabajo remoto. Para algunas empresas esta situación es algo normal pues es una modalidad que es tendencia hace ya algún tiempo, pero para otras es algo completamente nuevo y no existe claridad sobre cómo implementarla. 

También es un reto para directivos y colaboradores que deben adaptarse al trabajo remoto de la noche a la mañana, pues la coyuntura así lo demanda. 

Son varios los retos de quienes deben implementar esta urgente medida, entre ellos: habilitar la posibilidad de interacción, garantizar la seguridad de la información, mantener la productividad y rendimientos de la compañía. 

Juan Camilo Ruíz, product manager de InterNexa, compañía líder en soluciones tecnológicas para empresas, entrega algunos consejos para triunfar en el trabajo remoto, “Es importante definir una estrategia sobre tres pilares fundamentales”:

  1. Identificar qué procesos pueden ser incluidos en la figura de trabajo remoto. Esta será la ruta para definir la estrategia.
  2. Trabajar en Cultura Organizacional acompañando a los empleados en la gestión del cambio, mostrándoles las facilidades del trabajo remoto y haciendo énfasis en la corresponsabilidad ante la situación actual.  
  3. Definir herramientas permiten a los colaboradores: acceder a los sistemas de información; colaborar con sus compañeros, clientes y proveedores; compartir información, realizar autorizaciones en línea, entre otros

Tener a los colaboradores a gusto con su nueva modalidad de trabajo también implica que puedan tener las mismas aplicaciones y condiciones laborales que siempre, que la persona pueda sentir que está sentado en su puesto de trabajo usual. Para lograrlo es recomendable generar un punto de acceso público desde una red privada, esta herramienta minimizará los riesgos de seguridad del trabajo remoto. Para quienes no puedan implementar esta innovación, se recomienda el uso de escritorios virtuales que darán la sensación de un trabajo compartido. 

Respecto a la seguridad de la información Juan Camilo afirma que “la mayoría de los trabajadores remotos debemos conectarnos usando la red e Internet, que por ser una red pública tiene riesgos.  Por lo tanto, deben tomarse las medidas necesarias para minimizarlos. Esto implica tener definida una política de seguridad en la cual se contemplen los procedimientos y mecanismos necesarios para una conexión remota bajo un ecosistema de riesgos mínimos y controlados”.

Para ello es necesario seguir los siguientes pasos: 1) conocer su cadena de valor, 2) identificar los procesos, 3) reconocer y clasificar la información, 4) asignar los roles que requieren la información clasificada, 5) establecer políticas de seguridad de la información y 6) determinar los procedimientos para brindar los accesos remotos que cumplan con la política de seguridad. Además, es importante contar siempre con las herramientas digitales que permitan mitigar el riesgo de pérdida de confidencialidad, integridad o disponibilidad de la información. 

Finalmente, nada aumenta la productividad de los colaboradores como el trabajo en equipo, es importante que entre todos los miembros de la empresa haya interacción a través de múltiples herramientas digitales como video conferencias, chats grupales, llamadas, información en pantalla, entre otras formas de comunicación que van a generar un ambiente de trabajo cómodo y eficaz. 

Si cada miembro de la empresa se siente a gusto con su forma de trabajo y tiene acceso a toda la información y herramientas que le permitan desarrollar una labor óptima, la compañía reduce la posible afectación por la situación actual.

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