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Nómina electrónica, más beneficios por menos dolores de cabeza

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A menos de un mes de la habilitación del sistema informático de nómina electrónica, aún hay ciertas dudas o suposiciones incorrectas que no han dejado ver con claridad los beneficios que trae consigo esta implementación en las empresas. Pero algo que la hace un poco más digerible y fácil de usar, es que ya se cuenta con la experiencia de la facturación electrónica donde actualmente se han expedido 1.439 millones de facturas según datos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

“Uno de los principales argumentos en contra de esta nueva implementación es que se percibe como un tema de control y que genera más gastos, pero lo cierto es que este tipo de transformaciones traen ahorros en aspectos como el tiempo, si se cuenta con un aliado tecnológico que le brinde soporte y capacitación, no solo en el uso de la herramienta, sino también en la normatividad y el procedimiento de la misma, además de una buena parametrización de los conceptos de nómina en la homologación del anexo técnico expedido por DIAN con la resolución, tal como se hace desde Digital Ware, lo que permite en cierta medida reducir cargas en los equipos asignados para esta tarea”, asegura Javier Neira, director de la vertical KACTUS-HCM de Digital Ware.

Para las empresas será de gran utilidad el funcionamiento tanto de la factura como de la nómina electrónica, entendiendo que les permitirá tener un mayor control de sus reportes tributarios y les ayudará a centralizar procesos contables en un solo sistema reduciendo costos, tiempo y pérdida de información valiosa. Además, no habrá necesidad de implementar dos softwares diferentes para cada proceso, sino que podrá contar con soluciones como KACTUS-HCM que les permite realizar todo con una sola infraestructura tecnológica.

La nómina electrónica eliminará trámites administrativos engorrosos como la certificación de desprendibles de nómina a terceros, pues podrán revisarlos directamente en la DIAN. Asimismo, la verificación del tipo de vinculación que tienen los empleados con las empresas será más fácil de consultar, al igual que el soporte de costos, deducciones o impuestos descontables, que se derivan de pagos realizados de acuerdo a la relación laboral.

¿Cómo se garantizará la seguridad de la información?

La conexión a la DIAN exige políticas de seguridad a nivel de los medios electrónicos que se envían, sumado a la autenticidad del origen y la integridad de los documentos tributarios electrónicos que es proporcionada por el uso de certificados y firmas digitales.

El director de la Vertical KACTUS-HCM explica que “Normativas como estas dan al país mayor avance a la globalización, control y fiscalización. Adicionalmente, está la promoción de la digitalización de la política fiscal como uno de los ejes principales, debido a que garantiza información más veraz, fehaciente y disponible para el Gobierno Nacional y, sin duda, facilita el recaudo de las obligaciones de los contribuyentes”.

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