Por: Ricardo Galán.–
Está pregunta me ronda la cabeza hace meses. Tal vez un año, cuando la Libreta de Apuntes dejó ser sólo un simple portal informativo para convertirse en una empresa de contenidos. La necesidad de vincular más personas, hacer reuniones y coordinar el trabajo de corto, mediano y largo plazo me hicieron pensar en la necesidad de alquilar una oficina. Pero no estaba seguro. De hecho aún no lo estoy.
Busqué algo de literatura en Internet y leí bastante sobre las diferentes teorías. Casi todas elaboradas por empresas o expertos de otros países que poco se ajustan a las necesidades de un país como Colombia y una ciudad como Bogotá.
Así que decidí probar por mi cuenta, sin mucha teoría a la mano, la figura del teletrabajo y para ser sincero no me ha ido nada mal. De las 8 personas que tuvimos algo que ver con la Libreta de Apuntes en este primer año de funcionamiento, sólo una no dio pie con bola y otra está a punto de tirar la toalla. Las demás hemos estado trabajando sin grandes problemas atribuibles a esta forma de trabajo.
Para evaluar lo que ha pasado dirigí el análisis a los factores que considero indispensables para lograr buenos resultados. La comunicación, la disciplina y la disposición del equipo, al igual que el rendimiento y los resultados.
La Comunicación:
Para que el teletrabajo funcione se requiere el funcionamiento y uso eficiente de herramientas como el correo electrónico, el chat, los dispositivos, tanto móviles como de escritorio, la portabilidad y la conectividad.
Libreta de Apuntes usa como plataforma básica las Apps de Google que provee correo electrónico corporativo y chats gratuitos tan eficientes como el sistema implementado de Gmail. Además del servicio GoogleDocs que permite la elaboración de documentos entre varias personas sin importar su ubicación, su archivo y almacenamiento y distribución en formatos compatibles con Office que es la Suite de oficina más utilizada en el mundo.
Skype es otra herramienta fundamental para Libreta de Apuntes. A través de su servicio hacemos llamadas telefónicas desde computadores a teléfonos fijos, celulares y otros computadores. Convocamos audio y video conferencias, enviamos fotografías, videos y documentos de manera rápida y eficaz.
WordPress es el administrador de contenidos escogido por el área tecnológica para el montaje y diseño de nuestros portales que, valga la pena mencionar en este punto, pasaron de uno a tres en nuestro primer año. Y trabajamos en un cuarto que será nuestro buque insignia. Con WordPress podemos administrar contenido desde PC, Mac, iPhone y iPad.
Por supuesto, como los demás mortales, usamos el teléfono fijo y el celular. Blackberry, iPhone y iPad son nuestros dispositivos favoritos y en ellos usamos bastante el Chat de BB y WatsApp en los iPhone.
El Internet y su ancho de banda dependen de cada uno de los integrantes del equipo. ETB, Telmex, Telefónica, Comcel, Tigo son los servicios más utilizados tanto en conexiones fijas como móviles. Unas son más eficientes que otras, pero a decir verdad, ninguna es perfecta.
El equipo:
Una de las grandes lecciones de este primer año de experimento es la necesidad de crear un ambiente de confianza entre los miembros del equipo. No es fácil, para quienes hemos desempeñado cargos de dirección en el método tradicional, entender que el personal a cargo es capaz de cumplir con eficiencia y eficacia sus labores sin estar bajo la férula vigilante del jefe. No es sencillo aprender que a veces es mejor escribir una historia a las 5 de la mañana o que la creatividad de un diseño puede aparecer un domingo por la tarde. De hecho, lo que hemos comprobado en este primer año es que, para lo que hacemos, el horario tradicional de 8 am a 5 pm es un desastre. A Paula, la encargada de la administración y el papeleo es a la única que le conviene y no por ella, sino porque así trabajan nuestros clientes.
Poder trabajar desde la casa, un café, un aeropuerto, un centro comercial o la oficina de una fuente es fascinante. No tener que levantarse todos los días a la misma hora, sufrir el trancón, saltar charcos y evadir aguaceros. No tener que preocuparse porque le roben el celular, por las colas en los restaurantes a la hora del almuerzo y por encontrar un taxista que vaya en nuestra misma dirección es absolutamente reconfortante.
Poder parar un rato, ver una película o un partido de fútbol sin estar bajo la mirada inquisidora del Jefe son pequeños placeres que nos alegran la vida y nos permiten recargar energía para trabajar con más entusiasmo. Son, como dice la publicidad de MasterCard cosas que no se pueden comprar.
Eso sin considerar otros beneficios como el ahorro que representa no quemar gasolina, pagar pasajes en Transmilenio, comer por fuera o ceder a la tentación de las vitrinas y las promociones.
Para lo que hacemos en Libreta de Apuntes esa libertad de movimiento, del manejo del tiempo y el espacio ha sido vital.
El rendimiento
Gracias al empeño y el entusiasmo de su equipo y al uso de las tecnologías, en apenas un año, Libreta de Apuntes pasó de ser un blog a una empresa generadora de contenidos que hoy produce tres portales de noticias: http://eldiariodebogota.com; http://correoconfidencial.com y http://elblogdelcliente.com y trabaja en una nueva idea que dará mucho de qué hablar: http://bogotadc.co todos con sus respectivos perfiles en redes sociales, especialmente Twitter y con más de 200 mil seguidores habituales.
Así las cosas, llegó la hora de resolver la pregunta: ¿Se necesitan las oficinas? La verdad es que a veces uno las extraña. Especialmente cuando los clientes potenciales indagan por la dirección y creen que uno está loco o es un charlatán porque les responde que la están viendo. Al principio dudan de la seriedad y compromiso de la Libreta de Apuntes, sensación que desaparece con el paso de los días y la aparición de los resultados.
A pesar de lo avanzado hasta el momento y de los grandes resultados alcanzados por Libreta de Apuntes confieso que aún no tengo una respuesta definitiva a la pregunta. Ustedes que creen: ¿Se necesitan las oficinas?
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